Поступление товаров в 1С: где найти и как оформить
Документ, с которого начинается всё остальное: остатки, себестоимость, взаиморасчёты с поставщиком и НДС к вычету. Ошибка здесь всплывает через квартал и уже в трёх местах сразу.
В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В 1С:УТ, Комплексной автоматизации и ERP — в разделе закупок, документ называется «Приобретение товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг» в зависимости от редакции. Порядок: выбрать вид операции «Товары» → указать контрагента, договор, склад и номер и дату накладной поставщика → заполнить табличную часть → зарегистрировать счёт-фактуру внизу документа → провести. Проводки формируются автоматически: Дт 41 Кт 60 на стоимость и Дт 19 Кт 60 на НДС. Счета учёта подставляются не вручную, а из настроек счетов учёта номенклатуры — если подставился не тот, править надо настройку, а не документ. Если с поставщиком настроен ЭДО, документ создаётся из входящего УПД, а не набирается руками.
Как оформить поступление
- 1Откройте раздел закупок
В 1С:Бухгалтерии — «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», кнопка «Поступление» и вид операции «Товары». В торговых конфигурациях документ лежит в разделе закупок.
Вид операции выбирается один раз и определяет состав закладок документа - 2Заполните шапку
Организация, контрагент, договор, склад. Отдельно — номер и дата документа поставщика: это его накладная, а не ваш внутренний номер. Их путают чаще всего, и потом не сходится сверка.
Дата поступления и дата накладной поставщика могут отличаться — это нормально - 3Внесите номенклатуру
Количество, цена, ставка НДС. На объёмах номенклатуру не набирают руками: её подтягивают из заказа поставщику или из входящего электронного документа.
Если поступление вводится на основании заказа, расхождения видны сразу - 4Проверьте счета учёта
Колонка счетов заполняется автоматически. Товары для перепродажи — счёт 41, материалы — 10. Подставился не тот — разбор про счета учёта.
Править счёт прямо в документе можно, но это лечение симптома - 5Зарегистрируйте счёт-фактуру
Внизу документа есть поля для номера и даты счёта-фактуры поставщика и кнопка регистрации. Без этого шага НДС не попадёт в книгу покупок и вычета не будет.
Если поставщик прислал УПД, отдельный счёт-фактура не нужен — УПД его заменяет - 6Проведите и проверьте движения
После проведения посмотрите проводки через отчёт по движениям документа. Товар должен встать на остаток на нужном складе, а долг перед поставщиком — вырасти на сумму с НДС.
Быстрая проверка, которая экономит день разбирательств в конце месяца
Где документ лежит в разных конфигурациях
| Конфигурация | Раздел и название |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8 | «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции «Товары» |
| 1С:Управление торговлей 11 | Раздел закупок → документы закупки → «Приобретение товаров и услуг» |
| 1С:Комплексная автоматизация, ERP | Так же, как в УТ, плюс схемы приёмки с ордерным складом |
| 1С:Розница | Раздел закупок → «Поступление товаров» |
| 1С:УНФ | Раздел закупок → приходные накладные |
Названия отличаются между конфигурациями и релизами. Ориентир один: документ всегда живёт в разделе закупок и всегда требует реквизиты накладной поставщика.
Что поступление меняет в учёте
Остатки на складе
Товар появляется на конкретном складе. Ошибка в складе — самая частая причина «товар есть, а продать не даёт».
Себестоимость
Цена поступления становится основой себестоимости продажи. Отсюда вся дальнейшая прибыль по сделке.
Долг поставщику
Растёт кредиторская задолженность. Именно эти суммы вы потом сверяете актом сверки.
НДС к вычету
Только после регистрации счёта-фактуры или получения УПД. Без него сумма повиснет на 19 счёте.
Когда поставщик присылает электронный УПД, документ поступления создаётся из него автоматически: номенклатура, количества, цены и реквизиты накладной переносятся без набора. Выигрыш не только во времени — исчезает целый класс ошибок: опечатки в количестве, не та цена, не та ставка НДС, расхождение с оригиналом накладной. Для маркированного товара это вообще единственный рабочий путь: коды приходят внутри документа. Как подключить — 1С-ЭДО.
Частые ошибки при вводе поступления
- В поле номера документа стоит внутренний номер, а не номер накладной поставщика.
- Не зарегистрирован счёт-фактура — НДС висит на 19 счёте и в книгу покупок не попадает.
- Выбран не тот склад — товар «пропал», хотя физически лежит на месте.
- Указан не тот договор — сумма ушла не в те взаиморасчёты, и акт сверки не сходится.
- Задним числом введено поступление в закрытом периоде — поедет себестоимость и отчётность.
- Маркированный товар принят без кодов — расхождение с системой маркировки останется незамеченным.
Особые случаи поступления
Импорт. Появляются номер таможенной декларации, страна происхождения, валюта договора, таможенные платежи. Порядок другой — поступление импортных товаров.
Маркированный товар. Принимается по кодам, а не по количеству, и практически всегда через электронный документ — приёмка маркированного товара.
Поставщик прислал исправленную накладную. Исходный документ не переписывают: для этого есть отдельный механизм — корректировка поступления.
Товар пришёл, а документов нет. Товар приходуется, чтобы им можно было торговать, но до получения оригиналов НДС к вычету не принимается. В торговых конфигурациях для этого есть схема приёмки с ордерным складом: кладовщик оформляет фактическую приёмку, бухгалтерия — финансовый документ позже.
Частые вопросы
Настроим закупки так, чтобы накладные не набирались руками
Подключим ЭДО с поставщиками, настроим счета учёта и схему приёмки, уберём ручной ввод и расхождения по НДС. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.