Счёт-фактура от поставщика в 1С
Зарегистрировать документ и получить вычет — не одно и то же. Между этими событиями стоит один флажок и одна регламентная операция, и именно там теряются деньги.
Счёт-фактура поставщика регистрируется прямо в документе поступления: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», внизу формы поля номера и даты и кнопка регистрации. Список всех полученных — «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Для вычета нужны три условия одновременно: счёт-фактура, принятие покупки на учёт с первичными документами и использование её в облагаемых НДС операциях. Вычет можно переносить в пределах трёх лет после принятия покупки на учёт — но срок считается от даты оприходования, а не от даты счёта-фактуры. Если счёт-фактура пришёл после окончания квартала, но до срока сдачи декларации (до 25-го числа), вычет можно заявить уже в том квартале, когда покупка принята на учёт. В 1С за попадание в книгу покупок отвечает либо флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения», либо регламентная операция «Формирование записей книги покупок». Если НДС «висит на 19 счёте» — почти всегда не сделано ни то, ни другое. ⚠️ По основным средствам флажок надо снимать: вычет правомерен только после принятия объекта к учёту.
Как зарегистрировать и получить вычет
- 1Зарегистрируйте счёт-фактуру в поступлении
Внизу документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» — поля номера и даты счёта-фактуры поставщика и кнопка регистрации. По ней создаётся отдельный документ «Счёт-фактура полученный».
Отдельно, «с нуля», такой документ обычно не создают - 2Проверьте поле «Получен»
Это дата фактического получения документа, и именно она определяет период записи в книге покупок при автоматическом вычете.
Дата получения и дата счёта-фактуры — разные вещи - 3Решите, как заявлять вычет
Флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» ставит запись сразу. Снятый флажок означает, что вычет пойдёт через регламентную операцию при закрытии квартала.
При раздельном учёте НДС флажка нет — только регламентная операция - 4⚠️ По основным средствам флажок снимайте
Вычет по ОС и оборудованию к установке правомерен только после принятия объекта к учёту. Пока не проведено принятие к учёту, вычет заявлять рано.
Классическая причина «НДС по ОС завис навсегда» - 5Закройте квартал
«Операции» → «Закрытие периода» → «Регламентные операции НДС» → «Формирование записей книги покупок». Операция сама подберёт поступления, по которым есть счета-фактуры и выполнены условия.
Удобнее идти через помощник по учёту НДС — он строит операции в нужной последовательности - 6Проверьте проводку
Вычет — это Дт 68.02 — Кт 19. Пока такой проводки нет, вычета нет, сколько бы документов ни было зарегистрировано.
Самая быстрая проверка — оборотно-сальдовая по счёту 19
Почему НДС остался на счёте 19
| Причина | Как проверить | Что сделать |
|---|---|---|
| Счёт-фактура не зарегистрирован | Пустые поля внизу документа поступления | Зарегистрировать; массово — через экспресс-проверку полноты получения счетов-фактур |
| Флажок снят, регламентная операция не выполнена | В книге покупок записи нет | Выполнить «Формирование записей книги покупок» за квартал |
| Основное средство не принято к учёту | Сумма на 19 счёте по объекту ОС | Провести принятие к учёту, затем регламентную операцию |
| Раздельный учёт НДС | Флажка в документе просто нет | Вычет заявляется только регламентной операцией |
| Поставщик не плательщик НДС | Счёта-фактуры не будет вовсе | Провести поступление со ставкой «Без НДС» — сумма идёт в стоимость |
| Вычет решили не заявлять | Сумма висит и не нужна | Документ «Списание НДС» снимает её с 19 счёта и относит в расходы |
Порядок разбора всегда один: сначала смотрим, есть ли зарегистрированный счёт-фактура, потом — есть ли запись в книге покупок, и только затем ищем экзотику.
Три года на вычет — но считаются они не оттуда, откуда кажется
Вычет по приобретённым товарам, работам, услугам и имущественным правам можно заявить в любом квартале в пределах трёх лет после принятия покупки на учёт. Это даёт законную гибкость: например, не показывать в одном квартале крупный вычет, а распределить его.
Главная ошибка при этом — отсчитывать три года от даты счёта-фактуры или от даты его получения. Срок считается от даты оприходования покупки.
Вторая ошибка — считать, что срок продлевается на 25 дней, отведённых на подачу декларации. Он не продлевается: декларацию с вычетом нужно подать внутри трёхлетнего срока.
И отдельно — правило про опоздавший счёт-фактуру. Если документ получен уже после окончания квартала, в котором покупка принята на учёт, но до срока представления декларации за этот квартал, вычет можно заявить начиная с того квартала, когда покупка принята на учёт. Срок сдачи декларации по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Именно поэтому в 1С важно корректно заполнять поле «Получен»: от него зависит, сработает ли это правило.
Универсальный передаточный документ со статусом «1» одновременно выполняет функции счёта-фактуры и первичного учётного документа. Отдельный счёт-фактура к нему не нужен, и продавец его не выставляет — требовать бумажный счёт-фактуру «вдобавок» бессмысленно и только задерживает вычет. А вот статус «2» — это только первичный документ, и тогда счёт-фактура действительно нужен отдельно. Сама форма УПД носит рекомендательный характер: её неприменение не может быть основанием для отказа в учёте расходов, а её применение не лишает права на вычет НДС. Конструкция УПД возможна именно потому, что указание в счёте-фактуре дополнительных сведений не является основанием для отказа в вычете.
Когда счёта-фактуры не будет вовсе
Операции без НДС
По операциям, освобождаемым от налогообложения, счета-фактуры не составляются.
Поставщик на УСН с освобождением
Организации и ИП на УСН, освобождённые от НДС, счетов-фактур не составляют. Требовать их бесполезно — проводите поступление со ставкой «Без НДС».
Письменное согласие сторон
С покупателем-неплательщиком можно письменно договориться не выставлять счета-фактуры. Исключение — товары, подлежащие прослеживаемости.
Розница за наличные
При продаже населению требование считается выполненным выдачей кассового чека.
Покупка подотчётником в рознице
Чек с выделенным НДС сам по себе права на вычет по обычной покупке не даёт. Либо счёт-фактура, либо списание НДС в расходы.
Электронный обмен
Счета-фактуры в электронной форме передаются с усиленной квалифицированной подписью только через оператора ЭДО.
Что настроить, чтобы это не отнимало время
- Подключить ЭДО с основными поставщиками: входящий УПД сам создаёт и поступление, и счёт-фактуру.
- Настроить по контрагенту способ отражения входящих электронных документов — вплоть до автоматического создания.
- Раз в квартал прогонять экспресс-проверку по НДС: она показывает поступления без зарегистрированных счетов-фактур.
- Не пропускать регламентные операции НДС при закрытии квартала.
- Держать под контролем счёт 19: незакрытые остатки — это несделанные вычеты.
- Хранить подтверждение даты получения документов — от неё зависит правило об опоздавшем счёте-фактуре.
Частые вопросы
Найдём несделанные вычеты в вашей базе
Проверим счёт 19 и полноту регистрации счетов-фактур, настроим ЭДО с поставщиками и регламентные операции по НДС. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.