Счёт-фактура в 1С
Отдельно счета-фактуры почти никогда не создают — они выписываются из документов, которые их породили. Отсюда и ответ на вопрос «где их найти»: там же, где сделка.
Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки либо со дня получения предоплаты. В 1С он почти всегда создаётся из документа-основания: выданный — кнопкой в документе реализации, полученный — регистрацией внизу документа поступления. Списки лежат в разделах «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» и «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Видов документа четыре, и они не взаимозаменяемы: отгрузочный, авансовый (сокращённые реквизиты, расчётная ставка), корректировочный (стоимость изменилась) и исправленный (была ошибка). С 2026 года основная ставка НДС — 22%. ⚠️ С 1 апреля 2026 года применяется обновлённая форма: в счёте-фактуре появилась строка 5б — реквизиты авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт предоплаты, а в книгах покупок и продаж — графы 7а и 11а под те же сведения. Если поставщик прислал УПД со статусом «1», отдельный счёт-фактура не нужен: документ совмещает обе функции.
Четыре вида счетов-фактур — и когда какой
| Вид | Когда составляется | Разбор |
|---|---|---|
| Отгрузочный | При отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг | Общий порядок — эта страница |
| Авансовый | При получении предоплаты | Авансовый счёт-фактура |
| Корректировочный | Стоимость изменилась после отгрузки | Корректировочный счёт-фактура |
| Исправленный | В документе была ошибка, сделка не менялась | Исправленный счёт-фактура |
Больше всего денег теряется на границе двух последних: корректировочный и исправленный оформляются по-разному, отражаются в разных периодах и по-разному влияют на декларацию.
Где найти и как выставить
- 1Выданные — из документа реализации
Внизу документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» — поля счёта-фактуры и кнопка выписки. Список всех выданных: раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные».
Отдельно, «с нуля», такой документ обычно не создают - 2Полученные — из документа поступления
Аналогично внизу документа поступления: номер, дата и кнопка регистрации. Список — «Покупки» → «Счета-фактуры полученные».
Разбор — счёт-фактура от поставщика - 3Авансовые — пачкой через обработку
«Банк и касса» → «Регистрация счетов-фактур» → «Счета-фактуры на аванс»: документы выписываются сразу за период, а не по одному.
Поведение обработки задаётся настройкой порядка регистрации - 4Не пропустите срок
Пять календарных дней со дня отгрузки или со дня получения оплаты. Дни именно календарные, а не рабочие.
Полноту и своевременность выписки проверяет экспресс-проверка учёта - 5Проверьте, что документ дошёл до книги
Выставить счёт-фактуру и отразить его в книге — разные события. За попадание в книгу отвечают настройки документа и регламентные операции по НДС при закрытии квартала.
Оборотно-сальдовая по счёту 19 — самый быстрый способ увидеть незаявленные вычеты
Постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 внесены изменения в постановление № 1137, и с 1 апреля 2026 года применяются обновлённые формы счёта-фактуры, книг покупок и продаж, журнала учёта и дополнительных листов. Главное — новая строка 5б: продавец указывает в ней номер и дату авансового счёта-фактуры, в счёт которого идёт отгрузка (несколько — через «;»). В книге покупок появилась графа 7а, в книге продаж — графа 11а под те же сведения. До 1 апреля, начиная с января 2026 года, применялись рекомендованные формы, доведённые письмом ФНС. Смысл изменения — связать отгрузку с ранее полученным авансом на уровне отчётности; поэтому пустая строка 5б при зачтённом авансе — дефект, из-за которого покупатели возвращают документы. Не путайте её со строкой 5 (платёжно-расчётный документ) и строкой 5а (документ об отгрузке) — это три разных реквизита.
Когда счёт-фактура не составляется
- По операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения).
- Организациями и ИП на УСН или ЕСХН, освобождёнными от обязанностей плательщика НДС.
- При письменном согласии сторон — если покупатель не платит НДС или освобождён от обязанностей налогоплательщика. Исключение: товары, подлежащие прослеживаемости.
- При продаже населению за наличный расчёт — требование считается выполненным выдачей кассового чека.
- Если поставщик прислал УПД со статусом «1» — он уже совмещает счёт-фактуру и первичный документ, отдельный счёт-фактура не нужен.
Частые вопросы по документу
«Счёт-фактура не отображается»
Чаще всего документ не проведён, установлен отбор в журнале либо не совпадает период. В список полученных попадают в том числе непроведённые документы.
Ошибки, которые не мешают
Опечатка в адресе или сокращения в наименовании из реестра не лишают вычета: значение имеет возможность идентифицировать стороны, товар, стоимость, ставку и сумму налога.
Нумерация «сбилась»
Требования непрерывной нумерации закон не устанавливает. Разбор — нумерация счетов-фактур.
Электронный обмен
Счета-фактуры в электронной форме передаются с усиленной квалифицированной подписью только через оператора ЭДО.
Реквизиты берутся из справочника
Наименование, ИНН, КПП и адрес попадают в документ из карточки организации, а для подразделений задаются отдельно.
Ставка с 2026 года
Основная ставка НДС — 22%, льготная 10% сохранена. Расчётная для авансов — 22/122.
Куда идти дальше
Работаете с предоплатой — начните с авансовых счетов-фактур: это самый механизированный и самый ошибкоёмкий участок, и именно к нему привязана новая строка 5б. Авансовый счёт-фактура.
Меняется цена после отгрузки или идут возвраты — корректировочный счёт-фактура, а если в документе была ошибка — исправленный.
НДС висит на 19 счёте и вычеты не заявляются — счёт-фактура от поставщика.
Торгуете через комиссионеров или маркетплейсы — счета-фактуры посредника и журнал учёта.
Выставили документ ошибочно — аннулирование счёта-фактуры.
Вы на УСН и разбираетесь, нужно ли вам вообще выставлять счета-фактуры — счёт-фактура на УСН.
Частые вопросы
Приведём учёт НДС в порядок
Проверим полноту и своевременность выписки счетов-фактур, найдём незаявленные вычеты и подготовим базу к форме, применяемой с апреля 2026 года. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.