Как аннулировать счёт-фактуру
Первый порыв — пометить документ на удаление. Он же и самый дорогой: удалённый документ исчезает из базы, но не из отчётности, которая уже ушла в инспекцию.
Счёт-фактуру не удаляют — аннулируют, и способ зависит от того, закрыт ли квартал. До окончания квартала: запись повторяется в книге продаж (или в книге покупок у покупателя) с отрицательными значениями. После окончания квартала: аннулирующая запись вносится только через дополнительный лист книги продаж или книги покупок за тот период, в котором документ был зарегистрирован. Если декларация за этот период уже сдана, дальше следует уточнённая декларация — с приложением к соответствующему разделу. ⚠️ В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Аннулирование счёта-фактуры» нет: операция оформляется ручной операцией с правкой движений по регистру НДС, и именно от корректности этих движений зависит, попадёт ли сторно в дополнительный лист прошлого квартала, а не в текущую книгу. Отдельная история — электронный счёт-фактура: он аннулируется не удалением, а процедурой аннулирования в сервисе ЭДО, где вторая сторона должна согласиться.
Почему нельзя просто удалить документ
Удаление решает проблему только внутри базы. За её пределами счёт-фактура уже существует: он попал в книгу продаж, книга — в декларацию, декларация — в инспекцию. У контрагента он тоже есть, и по нему заявлен вычет.
Дальше работает автоматическая сверка: налоговая сопоставляет ваши записи с записями контрагента. Документ, который у покупателя есть, а у вас бесследно исчез, немедленно даёт расхождение — и требование пояснений.
Поэтому механизм другой: документ остаётся, а его влияние на налог снимается аннулирующей записью. В учёте видно и то, что документ был, и то, что он аннулирован, и когда.
Отдельно стоит различать две ситуации. Счёт-фактура выставлен ошибочно целиком — например, не тому контрагенту или дважды — тогда его аннулируют. В счёте-фактуре ошибка в реквизитах — тогда это не аннулирование, а исправление, и порядок другой.
Порядок действий по ситуациям
| Когда обнаружили | Что делать | Декларация |
|---|---|---|
| Квартал не закончился | Повторить запись в книге с отрицательными значениями | Ничего дополнительно — период ещё не сдан |
| Квартал закончился, декларация не сдана | Аннулирующая запись в дополнительном листе за этот период | Сдать декларацию уже с учётом дополнительного листа |
| Декларация сдана | Дополнительный лист за период ошибки | Уточнённая декларация с приложением к соответствующему разделу |
| Ошибка в реквизитах, а не лишний документ | Не аннулирование, а исправленный счёт-фактура | Зависит от того, занижен ли налог |
| Электронный счёт-фактура | Процедура аннулирования в ЭДО: предложение и согласие второй стороны | По общим правилам, в зависимости от периода |
Граница проходит по кварталу и по факту сдачи декларации. Внутри квартала всё делается просто; за его пределами появляется дополнительный лист, а после сдачи — ещё и уточнёнка.
Как это делается в 1С
- 1Не помечайте документ на удаление
Если счёт-фактура уже попал в отчётность, удаление создаст расхождение с данными контрагента при автоматической сверке.
Удалять можно только то, что никуда не ушло и ни во что не попало - 2Создайте ручную операцию
Отдельного документа аннулирования в типовой конфигурации нет: «Операции» → «Операции, введённые вручную». В ней и оформляется сторнирующая запись.
Именно поэтому операцию обычно делают вместе с бухгалтером или специалистом - 3Поправьте движения по регистру НДС
Чтобы сторно попало в дополнительный лист прошлого квартала, а не в текущую книгу продаж, движения по регистру НДС редактируются вручную с указанием корректируемого периода.
Ключевой шаг: без него запись уйдёт не туда - 4Проверьте зачёт, если аннулируется аванс
Если ошибочный аванс не только попал в книгу продаж, но и «сел» на контрагента, сначала правится сам зачёт — документом «Корректировка долга».
Иначе останется висеть закрытый не тем документом остаток - 5Сформируйте дополнительный лист
После корректно оформленного сторно программа печатает дополнительный лист книги продаж или покупок за исправляемый квартал и включает данные в уточнённую декларацию.
Проверьте, что лист сформировался именно за нужный период - 6Сдайте уточнённую декларацию
Если декларация за период уже подана, подаётся уточнённая — с приложением к разделу, соответствующему вашей стороне сделки.
Продавец и покупатель уточняют разные разделы
Документ, отправленный через оператора электронного документооборота, живёт уже не только в вашей базе. Аннулировать его удалением нельзя — предусмотрена отдельная процедура аннулирования в сервисе ЭДО: одна сторона формирует предложение об аннулировании, вторая должна с ним согласиться. Пока согласие не получено, документ считается действующим у обеих сторон. Практический вывод простой: чем раньше вы заметили ошибку и запустили процедуру, тем выше шанс, что контрагент ещё не заявил вычет и согласует аннулирование без разговоров.
Чего делать не надо
- Помечать на удаление счёт-фактуру, который уже попал в сданную декларацию.
- Править проведённый документ «по-тихому» задним числом — у контрагента останется прежняя версия.
- Вносить аннулирующую запись в текущую книгу вместо дополнительного листа за период ошибки.
- Путать аннулирование с исправлением: ошибка в реквизитах решается новым экземпляром, а не сторно.
- Забывать про уточнённую декларацию, когда период уже сдан.
- Аннулировать электронный документ в одностороннем порядке, не запустив процедуру в ЭДО.
- Оставлять «зависший» зачёт аванса после аннулирования авансового счёта-фактуры.
Частые вопросы
Аннулируем правильно — без требований из инспекции
Оформим сторно и дополнительные листы, подготовим уточнённую декларацию и проведём аннулирование в ЭДО. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.