Журнал учёта счетов-фактур
Регистр, который большинству компаний вести не нужно вообще. А тем, кому нужен, — нужен обязательно, и заполняется он совсем не тем, чем кажется.
Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур ведут только посредники и приравненные к ним лица: комиссионеры и агенты, действующие от своего имени, экспедиторы и застройщики — когда их налоговая база определяется как сумма вознаграждения. Обычный продавец или покупатель журнал не ведёт: в перечне его обязанностей есть счёт-фактура, книга покупок и книга продаж, но не журнал. Обязанность распространяется на посредников независимо от их собственного налогового статуса — включая тех, кто на УСН. Ключевая особенность: в журнал попадают только чужие, транзитные счета-фактуры, а собственный счёт-фактура на вознаграждение туда не входит — он идёт в книгу продаж. Способ отчитаться зависит от статуса: плательщики НДС отдельный журнал не сдают, сведения из него попадают в разделы 10 и 11 декларации (срок — до 25-го числа); неплательщики и освобождённые, не являющиеся налоговыми агентами, представляют сам журнал — не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. В 1С журнал формируется в «Отчёты» → «Отчёты по НДС» и заполняется только по посредническим операциям.
Журнал, книга покупок и книга продаж — три разных регистра
| Регистр | Кто ведёт | Что в нём | Куда попадает |
|---|---|---|---|
| Книга покупок | Все плательщики НДС | Свои вычеты | Раздел 8 декларации |
| Книга продаж | Все плательщики НДС | Свой начисленный налог | Раздел 9 декларации |
| Журнал учёта | Посредники и приравненные | Чужие, транзитные счета-фактуры | Разделы 10 и 11 либо сдаётся отдельно |
Разница по смыслу, а не по форме. Книги формируют ваш налог к уплате и к вычету. Журнал не формирует ничего: он показывает налоговой, как чужой НДС прошёл через вас по цепочке.
Кому журнал не нужен — и почему это до сих пор спрашивают
До 2015 года журнал вели все налогоплательщики, и в сети до сих пор полно инструкций того времени. Сейчас обязанность вести журнал вынесена в отдельную норму и адресована узкому кругу лиц.
В перечне обязанностей обычного налогоплательщика — составлять счета-фактуры, вести книгу покупок и книгу продаж. Журнала учёта там нет. Поэтому если вы просто продаёте и покупаете, вести журнал не нужно, и искать его в 1С бессмысленно: он у вас останется пустым.
Обязанность возникает, когда через вас проходят чужие счета-фактуры. Это происходит у комиссионеров и агентов, работающих от своего имени, у экспедиторов по договорам транспортной экспедиции и у застройщиков — в тех случаях, когда их налоговая база определяется как сумма вознаграждения.
Важная деталь: обязанность не зависит от собственного налогового статуса. Посредник на УСН, не будучи плательщиком НДС, журнал всё равно ведёт — и, более того, именно он обязан представлять его в инспекцию, тогда как посредник-плательщик НДС отчитывается через декларацию.
И наоборот: правила о журнале не распространяются на ряд налоговых агентов — Кодекс разграничивает это прямо. Подробнее про эту границу — счета-фактуры посредника и налогового агента.
Как отчитываться
| Кто вы | Что сдаёте | Срок |
|---|---|---|
| Посредник — плательщик НДС | Ничего отдельно: сведения идут в разделы 10 и 11 декларации по НДС | Не позднее 25-го числа месяца после квартала |
| Посредник — неплательщик или освобождённый, не налоговый агент | Сам журнал в электронной форме | Не позднее 20-го числа месяца после квартала |
Два разных срока — 20-е и 25-е число — источник регулярной путаницы. Ориентир простой: сдаёте декларацию — значит 25-е; сдаёте журнал — значит 20-е.
Как это работает в 1С
- 1Найдите отчёт
«Отчёты» → «Отчёты по НДС» → журнал учёта счетов-фактур. Название пункта немного отличается между релизами.
Если журнал пуст — сначала проверьте, есть ли у вас вообще посреднические операции - 2Проверьте, замкнута ли цепочка документов
Журнал заполняется автоматически только по посреднической деятельности. Счета-фактуры поставщиков должны быть привязаны к документам поступления по комиссионному договору, а перевыставленные — к отчётам.
Разорванная цепочка — главная причина «журнал не заполняется» - 3Проверьте виды договоров
Схема опознаётся по виду договора контрагента. Неверный вид договора — и операция не считается посреднической, а значит в журнал не попадёт.
Проверять надо у обеих сторон сделки - 4Включите сводные счета-фактуры, если нужно
В документах отчётов комитенту и комиссионеру есть флажок выписки счетов-фактур сводно — он нужен, когда продавцов или покупателей несколько.
Иначе документов будет столько же, сколько контрагентов - 5Сверьте с декларацией
У плательщика НДС данные журнала должны сойтись с разделами 10 и 11. Расхождение здесь — прямой путь к требованию от инспекции.
Сверку делают до отправки, а не после
Правила ведения журнала сохраняют формулировку «не менее 4 лет с даты последней записи». При этом Налоговый кодекс требует обеспечивать сохранность данных налогового и бухгалтерского учёта в течение 5 лет. Расхождение между актом Правительства и Кодексом разрешается в пользу более длительного срока, поэтому практический ориентир — 5 лет. То же соображение относится к самим счетам-фактурам и книгам: ориентироваться стоит на больший срок, а не на меньший.
Короткая проверка «нужен ли мне журнал»
- Проходят ли через вашу компанию чужие счета-фактуры — от чужого имени или на чужой товар?
- Действуете ли вы как комиссионер или агент от своего имени?
- Вы экспедитор или застройщик, у которого база — это вознаграждение?
- Если на всё «нет» — журнал вам не нужен, ведите книгу покупок и книгу продаж.
- Если «да» — журнал обязателен независимо от того, платите вы НДС или нет.
- Не включайте в журнал счёт-фактуру на своё вознаграждение — он идёт в книгу продаж.
- Определите, что именно вы сдаёте: разделы декларации к 25-му числу или сам журнал к 20-му.
Частые вопросы
Настроим посреднический учёт и журнал под сдачу
Проверим виды договоров и цепочки документов, заполним журнал учёта и сверим его с разделами 10 и 11 декларации. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.