Акт сверки в 1С: где найти и как сформировать
Документ, который делают все и постоянно. И почти всегда — дольше, чем нужно, потому что ищут не в том разделе и заполняют не в том порядке.
В 1С:Бухгалтерии акты сверки лежат в двух местах сразу: раздел «Покупки» — для сверки с поставщиками, раздел «Продажи» — с покупателями. Внутри: «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов». В торговых конфигурациях документ живёт в разделах расчётов и взаиморасчётов. Порядок работы: создать документ → указать организацию, контрагента и период → нажать «Заполнить» (табличная часть соберётся из данных учёта) → при необходимости на закладке «Дополнительно» включить «Разбить по договорам» и заполнить заново. Отдельная закладка «По данным контрагента» нужна, чтобы сравнить свои цифры с чужими и увидеть расхождение. Печать и отправка — из того же документа.
Почему акт сверки ищут дольше, чем делают
Причина простая: документ один, а разделов два. Сверка с поставщиком лежит в «Покупках», сверка с покупателем — в «Продажах». Человек, который сегодня сверяется с поставщиком, а завтра с клиентом, каждый раз попадает не туда.
Вторая причина — путаница между документом и отчётом. Акт сверки — это документ: он хранится, у него есть номер, его можно подписать и приложить к делу. Отчёты по взаиморасчётам показывают ту же информацию, но ничего не фиксируют. Для внутренней проверки достаточно отчёта, для отправки контрагенту нужен именно документ.
И третья: акт сверки заполняется из данных учёта, а не вводится руками. Если суммы «не те», проблема почти никогда не в акте — она в проведённых документах, договорах или в периоде.
Как сформировать акт сверки
- 1Откройте нужный раздел
Сверка с поставщиком — раздел «Покупки», сверка с покупателем — раздел «Продажи». Далее «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов».
В торговых конфигурациях документ находится в разделах расчётов с клиентами и поставщиками - 2Создайте документ и задайте шапку
Организация, контрагент, период сверки. Период — самое частое место ошибки: сверяют квартал, а в шапке остался месяц.
- 3Нажмите «Заполнить»
Табличная часть соберётся автоматически из проведённых документов: реализации, поступления, оплаты, возвраты. Руками вводить строки не нужно.
Пустая таблица после заполнения — почти всегда неверный период или контрагент - 4При необходимости разбейте по договорам
На закладке «Дополнительно» есть флажок «Разбить по договорам». После его установки таблицу нужно заполнить заново — иначе разбивка не появится.
Нужно, когда с контрагентом несколько договоров и сверяетесь по одному из них - 5Сверьте с данными контрагента
На отдельной закладке заполняются данные другой стороны. Именно сравнение двух колонок и есть смысл сверки — разбор расхождений.
Свою часть можно заполнить по кнопке, чужую — из присланного акта - 6Распечатайте или отправьте
Печатная форма выводится из документа. Если с контрагентом настроен электронный документооборот, акт можно подписать и отправить не выходя из программы — акт сверки по ЭДО.
Где искать в разных конфигурациях
| Конфигурация | Где находится |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия | «Покупки» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов» (с поставщиками); то же в разделе «Продажи» — с покупателями |
| 1С:Управление торговлей | Разделы расчётов с клиентами и поставщиками; отчёты по взаиморасчётам — в финансовом блоке |
| 1С:Комплексная автоматизация, ERP | Аналогично УТ, плюс развитая аналитика взаиморасчётов по направлениям |
| 1С:УНФ | Раздел расчётов с контрагентами |
Названия разделов немного отличаются между конфигурациями и релизами. Общее правило: ищите по стороне расчётов — с кем сверяетесь, тот раздел и нужен.
Что важно знать до сверки
Акт — не отчёт
Документ хранится и подписывается, отчёт только показывает. Для контрагента нужен документ, для себя часто достаточно отчёта.
Период решает всё
Сверка за квартал и за год дают разные остатки. Первое, что проверяют при «неправильных» суммах, — период в шапке.
Договоры
Если расчёты ведутся по нескольким договорам, без разбивки акт будет общим — и контрагент может с ним не согласиться.
Только проведённые документы
Введённая, но не проведённая реализация в акт не попадёт. Это частая причина расхождения на ровном месте.
Сверка в конце квартала — это десятки однотипных документов: те же контрагенты, тот же период, разные суммы. Каждый заводится, заполняется и печатается руками. Здесь узкое место не в документе, а в способе ввода: массовое формирование актов сверки снимает механическую часть работы. Тот же принцип, что и с массовым созданием счетов.
Быстрый чек-лист
- Раздел выбран по стороне расчётов: поставщик — «Покупки», покупатель — «Продажи».
- Период в шапке соответствует тому, за что сверяетесь.
- Нажата кнопка заполнения — строки не вводятся вручную.
- При нескольких договорах включена разбивка и таблица заполнена заново.
- Все документы периода проведены, а не просто записаны.
- Перед отправкой сверены собственные данные и данные контрагента.
Частые вопросы
Наведём порядок во взаиморасчётах
Настроим договоры и аналитику расчётов, разберём хронические расхождения и уберём ручную работу из квартальной сверки. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.