Акт сверки не сходится: где искать причину
Расхождение почти никогда не бывает загадочным. Оно бывает в одном из шести мест — и проверяются они в определённом порядке.
Расхождения в акте сверки бывают двух видов, и лечатся они по-разному. Первый — акт не заполняется или пустой: причина внутри вашей базы — неверный период, не тот контрагент или договор, непроведённые документы. Второй — заполнился, но не сошёлся с контрагентом: причина в разной картине мира у двух сторон. Порядок проверки: 1) период у обеих сторон одинаковый; 2) сверяете один договор или все; 3) все документы проведены; 4) авансы и зачёты отражены одинаково; 5) возвраты и корректировки учтены обеими сторонами; 6) нет ли документов, попавших в другой период (отгрузка 31-го, приход 1-го). ⚠️ Корректировать сам акт, не разобравшись с причиной, — значит подписать бумагу, которая расходится с учётом.
Сначала определите, чьё расхождение
Это первый вопрос и он экономит больше всего времени. Если акт вообще не заполнился — проблема целиком ваша, внутренняя, и контрагент тут ни при чём. Если акт заполнился, но не сошёлся — проблема на стыке: у вас одна картина, у контрагента другая.
Разница принципиальная. В первом случае вы ищете ошибку в своей базе. Во втором — договариваетесь о том, чья версия событий верна, и это уже разговор с человеком, а не с программой.
Отсюда практическое правило: не звоните контрагенту, пока не убедились, что ваш акт заполнен корректно. Половина «расхождений» закрывается до звонка.
Шесть причин по порядку проверки
| Что проверить | Как проявляется | Что делать |
|---|---|---|
| 1. Период | Суммы не бьются целиком, остаток «не с того числа» | Сверить период у обеих сторон: сверка за квартал и за год дают разные остатки |
| 2. Договор | У вас сумма больше, у контрагента меньше (или наоборот) | Проверить, сверяетесь ли вы по одному договору или по всем сразу — включить разбивку по договорам |
| 3. Непроведённые документы | Не хватает конкретной отгрузки или оплаты | В акт попадают только проведённые документы. Введённый, но не проведённый документ невидим |
| 4. Авансы и зачёты | Итог сходится, а разбивка по строкам нет | Стороны по-разному отражают предоплату и её зачёт. Смотреть не итог, а порядок строк |
| 5. Возвраты и корректировки | Разница ровно на сумму возврата или корректировочного документа | Проверить, отразил ли контрагент возврат тем же периодом |
| 6. Документы на границе периода | Разница на одну отгрузку | Классика: отгрузили 31-го, приняли 1-го. Формально правы обе стороны — нужен комментарий в акте |
Порядок не случайный: от самой частой и дешёвой в проверке причины к самой редкой. Начинать с шестой — самый долгий путь.
Если акт не заполняется
- 1Проверьте период
Самая частая причина пустого акта. В шапке мог остаться период с прошлого раза.
- 2Проверьте контрагента и организацию
Особенно если в базе несколько организаций или у контрагента есть дубли в справочнике.
Дубли контрагентов — отдельная и очень распространённая причина - 3Убедитесь, что документы проведены
Откройте список реализаций и поступлений за период и посмотрите на статус проведения.
- 4Снимите отбор по договору
Если включена разбивка и выбран конкретный договор, а расчёты шли по другому — таблица будет пустой.
- 5Заполните заново после изменения настроек
Любое изменение шапки или флажков требует повторного заполнения таблицы. Это не происходит автоматически.
Про порядок заполнения — акт сверки в 1С
Соблазн понятен: подправить пару цифр, чтобы акт совпал с присланным, и закрыть вопрос. Но акт сверки — это отражение вашего учёта. Подписанный акт, который расходится с базой, создаёт проблему на будущее: при следующей сверке разница вернётся, а при проверке будет вопрос, почему документ не соответствует данным. Правильный путь — найти причину и исправить учёт, а если правы обе стороны (например, разные периоды признания) — подписать акт с разногласиями, зафиксировав их письменно.
Как сделать, чтобы расхождений было меньше
- Сверяться регулярно, а не раз в год: разницу за месяц найти легко, за год — почти нет.
- Держать справочник контрагентов без дублей — дубль расщепляет расчёты на два потока.
- Вести расчёты по договорам, если договоров несколько, а не «общим котлом».
- Проводить документы вовремя: непроведённая отгрузка не видна ни в акте, ни в отчётах.
- Договориться с постоянными контрагентами о периоде сверки — квартал у обеих сторон.
- Перейти на ЭДО: электронный акт исключает разночтения в датах получения — подробнее.
Частые вопросы
Разберём хронические расхождения
Найдём причину в учёте, а не в акте: договоры, авансы, дубли контрагентов, проведение документов. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.