От заказа клиента к реализации и оплате
Заказ создан — дальше начинается самое интересное: частичные отгрузки, авансы, остатки к отгрузке и вопрос «а этот заказ вообще закрыт?».
Правильная цепочка выглядит так: заказ клиента → счёт на оплату → реализация, причём каждый следующий документ вводится на основании предыдущего. Тогда номенклатура, цены и условия не набираются заново, а заказ знает, сколько по нему уже отгружено и оплачено. Отгрузка может быть частичной — заказ остаётся в работе с остатком к отгрузке. Оплата контролируется по этапам оплаты, заданным в заказе: аванс, оплата по факту, отсрочка. Заказ закрывается, когда отгружен и оплачен полностью, либо закрывается принудительно с указанием причины — и вот эту причину стоит заполнять, потому что из неё получается аналитика по несостоявшимся сделкам.
Цепочка документов
- 1Заказ клиента — обязательство
Фиксирует, что и когда обещано клиенту, по каким ценам и на каких условиях оплаты. Отсюда начинается всё остальное.
Как включить и оформить — заказ клиента в 1С - 2Счёт на оплату — на основании заказа
Создаётся из заказа, чтобы не набирать строки заново. Если в заказе заданы этапы оплаты, счетов может быть несколько.
- 3Реализация — тоже на основании
Вводится из заказа в момент фактической отгрузки. Программа подставит то, что осталось отгрузить, а не весь заказ целиком.
Ввод реализации «с нуля» рвёт связь с заказом — и контроль исполнения перестаёт работать - 4Частичная отгрузка — нормальный сценарий
Отгрузили половину — заказ остаётся открытым с остатком. Вторая реализация вводится из того же заказа позже.
- 5Оплата и дебиторка
Поступления привязываются к заказу или к реализации. От этого зависит, увидите ли вы реальную задолженность клиента или только сумму отгрузок.
- 6Закрытие заказа
Полностью исполненный заказ закрывается сам. Несостоявшийся закрывают вручную — с указанием причины отмены.
Причина отмены — это будущая аналитика: почему сделки не доходят до отгрузки
Почему «ввод на основании» — не про удобство
Кажется, что вводить документы на основании — просто способ меньше печатать. На деле это то, что вообще делает возможным контроль исполнения.
Когда реализация введена из заказа, программа знает: по этому заказу отгружено столько-то, осталось столько-то. Когда реализация введена отдельно, она с заказом никак не связана — и заказ навсегда остаётся «неисполненным», хотя товар уехал ещё в прошлом месяце.
Практический признак проблемы: в отчёте по заказам висят открытые сделки давностью в полгода, а склад уверяет, что всё отгружено. Это почти всегда следствие ввода реализаций мимо заказов.
Что контролировать
Просроченные отгрузки
Заказы, у которых плановая дата отгрузки прошла, а остаток к отгрузке остался. Первый отчёт, который стоит вывести руководителю продаж.
Дебиторка по этапам
Не «сколько всего должны», а «какой платёж просрочен по какому заказу». Без этапов оплаты такой картины не будет.
Необеспеченные заказы
Товар обещан, но его нет ни на складе, ни в пути. Чем раньше это видно, тем дешевле обходится.
Зависшие заказы
Открыты давно, движения нет. Либо их надо закрыть с причиной, либо это потерянные деньги.
Не в программе, а на входе: заказ попадает в 1С с задержкой. Торговый представитель принял заказ у клиента, записал в блокнот, вечером продиктовал в офис, оператор завёл на следующий день. К этому моменту остатки изменились, цена могла поменяться, а клиент уже ждёт. Дальше по цепочке всё работает правильно — просто с неверными исходными данными. Решение здесь не в настройке заказов, а в том, чтобы заказ вводился там, где он рождается: мобильные заказы торговых представителей.
Признаки, что цепочка настроена неправильно
- Реализации вводятся с нуля, а не из заказов.
- В отчётах висят открытые заказы, по которым всё давно отгружено.
- Дебиторка считается в отдельной таблице, потому что в программе «неправильно».
- Причина отмены заказа не заполняется — и никто не знает, почему сделки срываются.
- Частичные отгрузки оформляются новым заказом вместо второй реализации по тому же.
- Заказ и счёт содержат разные строки — значит один из них набирали руками.
Частые вопросы
Свяжем заказы, отгрузки и деньги
Наведём порядок в цепочке документов, включим контроль исполнения и уберём разрыв между тем, что обещано, и тем, что отгружено. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.