1С-ЭПД

Как оформить электронную транспортную накладную

ЭТрН — не один документ и не одна подпись. Это цепочка титулов, которые участники перевозки подписывают по очереди: отправитель, водитель, получатель. Разберём весь маршрут.

Читать →
Участников — от трёхГде хранится — ГИС ЭПД
Коротко

Электронная транспортная накладная собирается по частям: грузоотправитель формирует и подписывает свой титул, водитель подтверждает приём груза, получатель принимает груз и подписывает свою часть, перевозчик закрывает рейс. Каждый шаг уходит через оператора в ГИС ЭПД, участники не обмениваются документами напрямую. В 1С данные подтягиваются из документа реализации, поэтому реквизиты не вводятся заново. Документ считается оформленным, когда подписаны все обязательные титулы, — незакрытая накладная так же неудобна, как неподписанная бумажная.

Что нужно до первой накладной

Оформление ЭТрН предполагает, что подготовительная часть уже закрыта: подключён оператор, настроено рабочее место в программе, выпущены подписи и доверенности, водители заведены и им выдан доступ в мобильное приложение.

Если что-то из этого не сделано, документ остановится не на этапе оформления, а на этапе подписания — и разбираться придётся в момент, когда машина уже стоит под погрузкой. Поэтому первую накладную всегда стоит провести как тест, на спокойной перевозке.

Маршрут документа: шаг за шагом

  1. 1
    Заказ-заявка на перевозку

    Грузоотправитель или экспедитор формирует заказ-заявку и направляет её перевозчику. Это отдельный вид перевозочного документа: он фиксирует условия рейса до того, как машина выехала.

    На коротком плече между своими подразделениями заявку иногда опускают — но тогда условия перевозки нечем подтвердить
  2. 2
    Формирование накладной из документа отгрузки

    В программе накладная создаётся на основании документа реализации: номенклатура, количество, стороны сделки и адреса подставляются автоматически. Вручную остаётся дозаполнить транспортную часть — машина, водитель, маршрут.

  3. 3
    Подписание титула грузоотправителя

    Отправитель подписывает свою часть квалифицированной подписью. Если подписывает сотрудник, а не руководитель, к подписи прикладывается машиночитаемая доверенность.

    Здесь же чаще всего выясняется, что полномочий в доверенности не хватает
  4. 4
    Приём груза водителем

    Водитель видит накладную в мобильном приложении и подтверждает приём груза простой электронной подписью. С этого момента перевозка считается начатой, а документ доступен для проверки на дороге.

  5. 5
    Проверка в пути

    При остановке водитель показывает QR-код в приложении, инспектор считывает сведения о перевозке из государственной системы. Возить бумажный комплект для этого не требуется.

  6. 6
    Приёмка груза получателем

    Грузополучатель принимает груз и подписывает свою часть. Если фактическое количество или состояние груза отличается от накладной, расхождение фиксируется в документе — это и есть основное преимущество перед бумагой, где спор остаётся на словах.

    Расхождения оформляйте сразу: задним числом это уже отдельная процедура
  7. 7
    Закрытие рейса перевозчиком

    Перевозчик подписывает завершающую часть. Накладная считается полностью оформленной, попадает в архив и доступна для сверки, расчётов с заказчиком и подтверждения расходов.

Кто что подписывает

ЭтапКто подписываетЧем
Заказ-заявкаГрузоотправитель или экспедиторУКЭП, при необходимости с МЧД
Титул отправителяГрузоотправительУКЭП или УНЭП («Госключ»)
Приём грузаВодительПЭП в мобильном приложении
Титул перевозчикаЛогист или диспетчер перевозчикаУКЭП с МЧД
Приёмка грузаГрузополучательУКЭП или УНЭП («Госключ»)
Закрытие рейсаПеревозчикУКЭП с МЧД

Состав титулов зависит от схемы перевозки: при участии экспедитора и при переадресовке груза их больше. Точный состав для вашей схемы стоит зафиксировать до перехода.

Самая частая остановка — на стороне контрагента

Своя часть цепочки настраивается быстро, но накладная не закроется, пока получатель не подпишет свой титул. Если контрагент к переходу не готов, вы это увидите на первой же реальной перевозке. Список ключевых получателей и их готовность полезно проверить заранее, а не в сентябре.

Типичные ошибки при оформлении

  • Накладная создана вручную, а не из отгрузки — расходятся номенклатура и количество, потом не сходится сверка.
  • Не заполнена транспортная часть: машина и водитель указаны неточно, документ не проходит форматный контроль.
  • Подписал не тот сотрудник — полномочий в доверенности не хватает, документ отклоняется уже после выезда.
  • Расхождение по грузу зафиксировали устно, а в накладной оставили исходные данные — доказательной силы у этого нет.
  • Рейс не закрыт: все подписали, кроме завершающего титула, — документ висит незавершённым и мешает расчётам.

Частые вопросы

Заказ-заявка — самостоятельный вид перевозочного документа, который фиксирует условия рейса. Технически накладная формируется и без неё, но тогда условия перевозки нечем подтвердить при разборе спорной ситуации с заказчиком.
Расхождение фиксируется в самом документе при приёмке: получатель отражает фактическое количество и состояние. Именно ради таких ситуаций электронная накладная и удобнее бумажной — данные о расхождении остаются в системе, а не в устной договорённости.
Нет. При проверке на дороге водитель предъявляет QR-код в мобильном приложении, сведения считываются из государственной системы. Бумажная копия «на всякий случай» смысла не имеет и не заменяет электронный документ.
Участники не отправляют документы государству напрямую. Обмен идёт через аккредитованного оператора: он проверяет формат, фиксирует время подписания титулов и передаёт сведения в ГИС ЭПД.
Работа с перевозочными документами поддержана в типовых решениях — в том числе «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление автотранспортом» — и в конфигурациях, созданных на их основе. Состав возможностей зависит от версии, поэтому перед переходом стоит проверить актуальность релиза.
Оператор возвращает причину отклонения. Практически всегда это одно из трёх: не сходится формат, не хватает полномочий у подписанта либо не заполнены обязательные реквизиты транспортной части. Исправляется в исходном документе, после чего он отправляется заново.

Настроим оформление накладных в вашей 1С

Соберём маршрут документа под ваши схемы перевозок и проведём первую накладную вместе с вашими логистами. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.

Источники: 1С:Методическая поддержка — ЭПД с 1 сентября 2026 · Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ГИС ЭПД) · Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»
Актуально на 24 августа 2026