1С-ЭПД

Электронная подпись для ЭПД: кому какая нужна

Подписи — самое узкое место перехода на электронные перевозочные документы. Их нельзя выпустить в последний день: у каждой роли своя подпись, а сотрудникам дополнительно нужна машиночитаемая доверенность.

Читать →
Обязательны с — 1 сентября 2026Кого касается — все участники перевозки
Коротко

Титулы от имени организации подписываются усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Для части титулов — грузоотправителя и грузополучателя — допускается УНЭП через «Госключ». Водителю квалифицированная подпись не нужна: отметки о погрузке и выгрузке он ставит простой электронной подписью (ПЭП) прямо в мобильном приложении. Если подписывает не руководитель, а сотрудник своей УКЭП физлица, дополнительно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Выпуск подписей и оформление МЧД занимают время — это первое, с чего начинают подготовку.

Кто и чем подписывает

Вид подписи зависит от роли в перевозке и от того, кто именно её ставит — руководитель или сотрудник.

УчастникЧто подписываетПодписьНужна ли МЧД
ГрузоотправительТитул отправителя (Т1)УКЭП или УНЭП («Госключ»)Да, если подписывает не руководитель
Перевозчик — логист, диспетчерТитулы перевозчика (Т2, Т4)УКЭПДа, если подписывает не руководитель
ВодительОтметки о погрузке и выгрузкеПЭП в мобильном приложенииНет
Водитель — ИП-перевозчикТитулы перевозчикаУКЭП ИП или УНЭП «Госключ»Нет, подписывает от себя
Грузополучатель — юрлицо или ИПТитул получателя (Т3)УКЭП или УНЭП («Госключ»)Да, если подписывает не руководитель
ЭкспедиторЗаказ-заявка и экспедиторские документыУКЭПДа, если подписывает не руководитель
Медработник — предрейсовый осмотр в ЭПЛСвои титулы путевого листаТолько УКЭППо ситуации
Механик — контроль техсостояния в ЭПЛСвой титул путевого листаУКЭПДа, если действует по доверенности

Порядок подписания для грузополучателя-физлица регулятор ещё уточняет — при перевозках в адрес граждан схему стоит согласовать с оператором заранее.

Почему подписи — самое узкое место

Подключить оператора и настроить программу можно за несколько дней. Выпустить подписи всем, кто участвует в оформлении перевозки, за несколько дней нельзя: руководитель получает УКЭП лично в налоговой, сотрудники — в аккредитованном удостоверяющем центре, и на каждого нужен носитель.

Второй слой — доверенности. Если раньше логист подписывал накладную ручкой на основании бумажной доверенности, то теперь его подпись должна сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Её выпускает руководитель своей УКЭП, и в ней перечисляются полномочия. Пока МЧД не оформлена, документ, подписанный сотрудником, оператор отклонит.

Третий слой — водители. Тут как раз проще всего: отдельной квалифицированной подписи и токена водителю не требуется, но у него должен быть смартфон с интернетом и установленное приложение, а сам он должен быть заведён в системе как водитель конкретного перевозчика.

Три вида подписи простыми словами

УКЭП — квалифицированная

Самая строгая. Равна собственноручной подписи без дополнительных соглашений. Руководителю организации и ИП её бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС, сотруднику — аккредитованный коммерческий УЦ.

УНЭП — неквалифицированная

Выпускается бесплатно в приложении «Госключ» через Госуслуги. В перевозочных документах подходит не везде: её принимают у грузоотправителя и грузополучателя, но не у логиста перевозчика и не у медработника.

ПЭП — простая

Подтверждает, что действие совершил конкретный человек: вход по логину и коду. Для водителя этого достаточно — он ставит отметки о погрузке и выгрузке в мобильном приложении, без токена и визита в УЦ.

Как подготовить подписи к 1 сентября

  1. 1
    Составьте список ролей, а не людей

    Выпишите, кто в компании реально формирует и подписывает перевозочные документы: кто оформляет заявку, кто отпускает груз, кто принимает. Из ролей уже вырастает список подписей — иначе легко забыть кладовщика или механика.

    Сотрудников с одинаковой ролью удобно закрыть одной МЧД с одинаковыми полномочиями
  2. 2
    Проверьте действующую УКЭП руководителя

    Посмотрите срок действия сертификата. Если он истекает осенью, перевыпустите его заранее: на МЧД, которые подписаны истёкшим сертификатом, придётся переделывать всё сразу.

  3. 3
    Выпустите подписи сотрудникам

    Сотрудникам нужна УКЭП физического лица из аккредитованного удостоверяющего центра. Это платная подпись, срок выпуска зависит от УЦ, требуется личная идентификация.

  4. 4
    Оформите МЧД на каждого подписанта

    Руководитель выпускает машиночитаемую доверенность своей УКЭП и указывает полномочия по перевозочным документам. Если у сотрудника уже есть МЧД для отчётности, часто проще расширить её, чем выпускать вторую.

    Подробнее — в отдельном разборе про МЧД для ЭПД
  5. 5
    Заведите водителей и подключите им приложение

    Водитель добавляется в справочник в программе, получает доступ в мобильное приложение и подтверждает вход. Проверьте, что у него рабочий смартфон и мобильный интернет на маршруте.

  6. 6
    Прогоните тестовую перевозку

    Оформите одну реальную поездку целиком: заявка, титул отправителя, отметки водителя, приёмка получателем. Ошибки в полномочиях МЧД видны только на живом документе — на этом этапе их ещё можно спокойно исправить.

    Тест лучше проводить до конца августа, а не в первую неделю сентября
Подпись есть, а документ не уходит

Самая частая причина — полномочия в МЧД не совпадают с тем, что человек пытается подписать. Доверенность оформили «на отчётность», а подписывают транспортную накладную. Проверять надо не факт наличия МЧД, а её содержание.

Что обычно упускают

  • Кладовщика и механика — их подписи вспоминают в последнюю очередь, а без них документ не закрывается.
  • Срок действия сертификата руководителя: истекает он — перестают работать все выпущенные им доверенности.
  • Водителей-совместителей и наёмный транспорт: их тоже нужно завести в системе, иначе рейс встанет на погрузке.
  • Замену подписанта на время отпуска — доверенность на второго сотрудника выпускают заранее, а не в день, когда первый уехал.
  • Контрагентов: если у вашего получателя подписи ещё нет, электронная накладная у него просто зависнет неподписанной.

Частые вопросы

Нет. Отметки о погрузке и выгрузке водитель ставит простой электронной подписью в мобильном приложении оператора — токен и визит в удостоверяющий центр не нужны. Квалифицированная подпись понадобится только в случае, когда водитель сам является ИП-перевозчиком и подписывает титулы перевозчика от своего имени.
Частично. Неквалифицированную подпись из «Госключа» принимают у грузоотправителя и у грузополучателя — юрлица или ИП. Для титулов перевозчика, которые подписывает логист или диспетчер, и для медицинских титулов путевого листа нужна именно квалифицированная подпись.
Руководителю организации и индивидуальному предпринимателю, когда они подписывают своей УКЭП, выданной на организацию или на ИП. Всем остальным сотрудникам, которые подписывают УКЭП физического лица от имени компании, МЧД обязательна.
Да, если в ней перечислены соответствующие полномочия. Часто у бухгалтера уже есть доверенность для сдачи отчётности — в этом случае обычно проще расширить её перечень полномочий, чем выпускать вторую доверенность.
Руководитель организации и ИП получают УКЭП в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Сотрудники получают УКЭП физического лица в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре.
Оформить электронный перевозочный документ будет нечем. По итогам совещания у Президента 23 июня 2026 года контроль на дорогах до 1 марта 2027 года ограничивается устным замечанием, но сама обязанность применять ЭПД с 1 сентября 2026 года сохраняется, а рейс без корректного документа сложнее подтвердить перед заказчиком и признать расходом в налоговом учёте.

Поможем подготовить подписи и доверенности к переходу

Разберём, кто в вашей компании что подписывает, и соберём список подписей и МЧД под реальные роли. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.

Источники: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 17.2, 17.3) · Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857 (требования к форматам МЧД) · Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ГИС ЭПД) · Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ · 1С:Методическая поддержка — ЭПД с 1 сентября 2026
Актуально на 24 августа 2026