Согласие на присоединение к КЭДО
Работодатель переходит на кадровый электронный документооборот и просит подписать согласие. Разбираем, что именно вы подписываете, обязательно ли это, что будет при отказе и что должно быть в самой форме.
Согласие на присоединение к КЭДО — это письменное подтверждение работника, что он готов получать и подписывать кадровые документы в электронном виде. Оно обязательно: по ст. 22.2 ТК РФ перевести сотрудника на кадровый ЭДО без его письменного согласия нельзя. Согласие добровольное — отказ не может быть причиной увольнения или отказа в приёме на работу, а сотрудник остаётся на бумажном документообороте. Отдельное исключение: согласие не требуется от тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа.
Что вы подписываете
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) введён статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Он позволяет оформлять кадровые документы — заявления, приказы, ознакомления, графики — в электронном виде, без бумаги и живой подписи.
Согласие на присоединение — это документ, которым работник подтверждает, что готов участвовать в таком обмене. После него кадровые документы приходят в личный кабинет сотрудника, а подписываются электронной подписью. Само согласие не меняет условия труда, зарплату или должность — оно только про форму обмена документами.
Главное о согласии
Обязательно для перехода
Без письменного согласия работника перевести его на КЭДО нельзя — этого требует ст. 22.2 ТК РФ. Молчание расценивается как отказ.
Добровольно
Принуждать к переходу нельзя. Отказ не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме на работу.
Отказ — остаётесь на бумаге
Если сотрудник не дал согласия, работодатель обязан вести его документы в бумажном виде — даже если это единственный такой человек в штате.
Исключение для новичков
Согласие не требуется от лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа — они включаются в КЭДО по умолчанию.
Что обычно указывают в форме согласия
- ФИО и должность работника, наименование работодателя
- Согласие на взаимодействие в рамках кадрового электронного документооборота
- Указание на систему (информационный ресурс), через которую идёт обмен
- Способ подписания со стороны работника — вид электронной подписи
- Дата и подпись работника
Трудовой кодекс не устанавливает обязательный бланк: работодатель разрабатывает форму сам и закрепляет порядок перехода в локальном нормативном акте. Поэтому формулировки в разных компаниях отличаются. Если вам прислали согласие и что-то непонятно — это нормальный повод уточнить у кадровой службы, через какую систему будет идти обмен и какой подписью вы будете подписывать документы.
Какой подписью подписывают документы
У работодателя — УКЭП
Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
У работника — чаще УНЭП
Работник может подписывать усиленной неквалифицированной подписью. На практике её часто выпускают бесплатно через «Госключ», что и сделало этот вариант основным.
Часть документов остаётся на бумаге
По ст. 22.1 ТК РФ в бумажном виде оформляются, в частности, приказ об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда с личной подписью.
Согласие можно обсудить
Если вы не готовы к электронному обмену, вы вправе не подписывать согласие. Работодатель в этом случае продолжает вести ваши документы на бумаге.
Если согласие не подписывается в 1С:Кабинете сотрудника
Частая ситуация: сотрудник открыл кабинет, а подписать согласие не получается — кнопка недоступна, документ не приходит или подпись не проходит. Причины бывают разные: сотрудник ещё не приглашён в систему или приглашение не принято, не выпущена или не привязана электронная подпись, не завершена настройка обмена на стороне работодателя, либо документ отправлен не на того сотрудника.
Точную причину видно по настройкам и журналу на стороне работодателя — со стороны работника её обычно не определить. Если у вас массово «не цепляется» согласие, напишите нам: посмотрим настройку 1С:Кабинета сотрудника и обмена, найдём, на каком шаге теряются документы.
Частые вопросы
Поможем с КЭДО в 1С
Настроим кадровый электронный документооборот, подключение сотрудников и подписи, разберём ситуации, когда согласие не подписывается. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.