Зарплата и кадры · КЭДО

КЭДО: что это и как перейти

Кадровый электронный документооборот позволяет оформлять заявления, приказы и ознакомления без бумаги. Разбираем, что говорит закон, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие нельзя, и с чего начать переход.

Читать →
Основание — ст. 22.1–22.3 ТК РФДля работодателя — добровольно
Коротко

КЭДО — ведение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ (введены ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Для работодателя переход добровольный, но каждого сотрудника можно перевести только с его письменного согласия. Часть документов по-прежнему оформляется на бумаге — в частности приказ об увольнении, акты о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда с личной подписью. Работодатель подписывает УКЭП, работник может подписывать УНЭП.

Что даёт переход

Скорость оформления

Заявления, приказы и ознакомления подписываются в электронном виде — не нужно собирать подписи лично, особенно если сотрудники в разных городах или на удалёнке.

Нет бумажного дублирования

Документы, переведённые в КЭДО, не требуется дублировать на бумаге — они хранятся в системе в электронном виде.

Прозрачность

Видно, кому документ отправлен, кто ознакомился и подписал, а кто нет — не нужно вручную отслеживать листы ознакомления.

Меньше потерь

Электронные документы не теряются в кабинетах, а история подписаний фиксируется в системе.

Как перейти на КЭДО

  1. 1
    Определите объём

    Решите, какие кадровые документы переводите в электронный вид: приём, отпуска, командировки, ознакомления с ЛНА, заявления. Учтите документы, которые по закону остаются на бумаге.

  2. 2
    Выберите систему обмена

    КЭДО ведут через информационную систему работодателя (например, «1С:Кабинет сотрудника» в связке с 1С:ЗУП) либо через государственную платформу «Работа в России».

  3. 3
    Подготовьте локальные нормативные акты

    Закрепите порядок перехода и правила работы с электронными документами: какая система используется, какие документы переводятся, каким видом подписи подписываются.

  4. 4
    Уведомите сотрудников и соберите согласия

    Каждого сотрудника уведомляют о переходе и получают письменное согласие. Без согласия перевести работника на КЭДО нельзя; отказ означает бумажный документооборот для него.

    Согласие не требуется от тех, у кого на 31.12.2021 не было трудового стажа.
  5. 5
    Настройте подписи

    Работодателю нужна УКЭП. Сотрудники подписывают, как правило, УНЭП — её можно получить бесплатно через «Госключ». Порядок выпуска подписей стоит описать в инструкции для сотрудников.

  6. 6
    Запустите обмен и обучите людей

    Подключите сотрудников к личному кабинету, проведите короткое обучение и начните с простых документов — заявлений и ознакомлений.

    готово
Что нельзя перевести в электронный вид

По ст. 22.1 ТК РФ в бумажном виде оформляются, в частности: приказ (распоряжение) об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, а также документы об инструктажах по охране труда, которые работник подписывает лично. Эти документы остаются на бумаге даже при полном переходе на КЭДО — учитывайте это при планировании.

КЭДО в 1С

В экосистеме 1С кадровый ЭДО обычно строят на связке 1С:ЗУП (или 1С:Бухгалтерии с кадровым блоком) и «1С:Кабинета сотрудника»: документы формируются в учётной программе, а сотрудник получает их в личном кабинете — в браузере или мобильном приложении — и подписывает электронной подписью.

Практическая часть перехода — это не только закон, но и настройка: подключение сотрудников, выпуск и привязка подписей, маршруты согласования, шаблоны документов. Мы настраиваем КЭДО в 1С и помогаем провести переход: подготовим порядок, подключим сотрудников и разберём случаи, когда документы не доходят или не подписываются.

Частые вопросы

Кадровый электронный документооборот — оформление кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ, введёнными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Нет, для работодателя переход добровольный: компания сама решает, вводить ли электронный кадровый документооборот и в каком объёме.
Нет. Нужно письменное согласие работника (ст. 22.2 ТК РФ). Исключение — лица, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Отказ сотрудника означает, что его документы ведут на бумаге.
В бумажном виде оформляются, в частности, приказ об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда с личной подписью работника.
Работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Работник может подписывать усиленной неквалифицированной (УНЭП) — её часто получают бесплатно через «Госключ».
Обычно через связку 1С:ЗУП и «1С:Кабинета сотрудника»: документы формируются в программе, сотрудник получает их в личном кабинете и подписывает электронной подписью. Настройку и подключение сотрудников поможем выполнить.

Настроим КЭДО в 1С

Поможем перейти на кадровый ЭДО: порядок перехода, подключение сотрудников к 1С:Кабинету, подписи и маршруты документов. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.

Источники: Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1–22.3 (введены ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) · 1С — материалы по кадровому ЭДО
Актуально на 20 августа 2026