Отчёты в 1С:Управление торговлей 11
Отчётов в программе больше сотни, а пользуются обычно пятью. Разбираем, какие именно и как настроить их под себя, не вызывая программиста.
Отчёты в УТ 11 разложены по разделам: продажи — в «Продажах», запасы — в «Складе», деньги — в «Казначействе», прибыль — в «Финансовом результате». Каждый отчёт настраивается пользователем: отбор, группировка, состав колонок, период — и настройку можно сохранить как свой вариант и открывать в один клик. Программист для этого не нужен. Три отчёта, которые закрывают большинство вопросов торговой компании: валовая прибыль (сколько заработали и на чём), остатки и доступность товаров (что есть и что уже обещано), задолженность и расчёты с клиентами. ⚠️ Самая частая причина «отчёт показывает не то» — не ошибка данных, а период и отбор в шапке: их проверяют первыми.
Что смотреть в первую очередь
| Вопрос | Куда смотреть | Кому нужно |
|---|---|---|
| Сколько заработали и на чём | Отчёты по валовой прибыли: по товарам, клиентам, менеджерам | Руководителю, коммерческому директору |
| Что есть на складе и что уже обещано | Остатки и доступность товаров — с учётом резервов под заказы | Менеджеру, кладовщику, закупщику |
| Кто сколько должен и с какого числа | Задолженность и расчёты с клиентами, по срокам долга | Руководителю, бухгалтерии |
| Как идут продажи в динамике | Отчёты по продажам с группировкой по периодам, номенклатуре, каналам | Коммерческой службе |
| Что заказано у поставщиков и когда придёт | Отчёты по заказам поставщикам и состоянию обеспечения | Закупщику |
| Хватит ли денег на неделе | Платёжный календарь — подробно здесь | Финансисту, руководителю |
Состав доступных отчётов зависит от включённых функциональных опций: без заказов клиентов не будет отчётов по их исполнению.
Как настроить отчёт под себя
- 1Откройте отчёт и задайте период
Период — первое, что влияет на результат. Большинство вопросов «почему пусто» и «почему так много» решаются именно здесь.
- 2Настройте отбор
Организация, склад, менеджер, группа номенклатуры, клиент. Отбор сужает отчёт до вашего вопроса — без него отчёт отвечает «за всё сразу».
Незаметно оставленный отбор — вторая по частоте причина странных цифр - 3Измените группировку
Один и тот же отчёт по продажам отвечает на разные вопросы в зависимости от того, что стоит в строках: номенклатура, клиенты, менеджеры, месяцы.
- 4Уберите лишние колонки
В расширенных настройках можно убрать показатели, которые вам не нужны. Отчёт из пяти колонок читается, отчёт из двадцати — нет.
- 5Сохраните как свой вариант
Настроенный отчёт сохраняется вариантом с понятным названием — «Продажи по менеджерам за месяц». Дальше он открывается в один клик и не настраивается заново.
Это и есть главный навык: настраивать один раз, а не каждый понедельник - 6При необходимости — поделитесь вариантом
Сохранённый вариант можно сделать доступным другим пользователям. Так вся коммерческая служба смотрит на одни и те же цифры в одном разрезе.
Общий вариант отчёта прекращает споры «а у меня другая цифра»
Запрос «нужен отчёт, которого нет» в девяти случаях из десяти закрывается настройкой существующего: другой группировкой, добавленным показателем, сохранённым вариантом. Разработка нового отчёта оправдана, когда нужны данные, которых в базе действительно нет, или расчёт по нетиповой методике. Сначала стоит проверить, не собирается ли это из типового — это дешевле и переживает обновления.
Почему отчёт показывает не то
Период
Самая частая причина. Отчёт открылся с прошлым периодом или с датой по умолчанию — цифры «не те» ровно поэтому.
Забытый отбор
В отчёте остался отбор по складу или менеджеру от прошлого раза. Внешне отчёт полный, фактически — по части данных.
Непроведённые документы
Отчёты строятся по проведённым документам. Введённый, но не проведённый документ в них не попадёт.
Разные показатели
«Продажи» и «валовая прибыль» считаются по-разному, а «отгружено» и «оплачено» — это вообще разные вопросы. Часто спорят о цифрах из двух разных отчётов.
Хорошая практика
- Сохранять варианты отчётов с понятными названиями вместо ежедневной настройки заново.
- Делать общими те варианты, по которым компания принимает решения, — чтобы все смотрели одно и то же.
- Выносить нужные отчёты на начальную страницу под роль пользователя.
- Сверять данные отчёта и документов до того, как делать вывод о «неправильной программе».
- Не плодить доработанные отчёты там, где хватает настройки типового: доработки нужно сопровождать при обновлениях.
- Смотреть отчёт по прибыли не реже, чем отчёт по продажам: выручка без маржи мало о чём говорит.
Частые вопросы
Соберём отчётность, по которой принимают решения
Настроим варианты под роли, договоримся о единых показателях и уберём споры про «у меня другая цифра». Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.