УПД с кодами маркировки: приёмка и отгрузка в 1С

Почему приёмку нельзя подписывать «на автомате»

Подписание электронного УПД с кодами — это не формальность документооборота, а передача ответственности. В момент подписи система маркировки фиксирует, что перечисленные коды перешли от поставщика к вам. С этого момента именно вы отвечаете за то, что они соответствуют товару на складе.

Проблема в том, что расхождения — обычное дело. Поставщик мог указать в документе коды от другой партии, отгрузить не то количество, перепутать позиции. Пока УПД не подписан, это его ошибка. После подписи — ваша, и исправляется она уже через возвраты и корректировки.

Практическое следствие: сверка кодов должна происходить до подписания, а не после того, как товар разложили по полкам. Это единственный момент, когда отказ обходится дёшево.

Приёмка маркированного товара по УПД

1. 1
   Получите электронный УПД

   Документ приходит от поставщика через оператора ЭДО и загружается в 1С. Приёмка маркированного товара по бумажной накладной невозможна: коды передаются только электронно.

2. 2
   Создайте поступление на основании УПД

   Из полученного документа формируется поступление товаров, в котором уже есть перечень кодов маркировки, указанных поставщиком.

3. 3
   Сверьте коды с фактом

   Отсканируйте коды на реально пришедших упаковках и сопоставьте со списком из УПД. На объёмах это делается через ТСД, на малых партиях — сканером на месте приёмки.

   Сверка «по количеству» вместо сверки по кодам смысла не имеет: количество может сойтись при разных кодах
4. 4
   Разберите расхождения

   Недостача, излишки, пересорт — всё это фиксируется до подписания. По расхождениям запрашивается исправленный документ у поставщика.

   Именно на этом шаге ошибка ещё чужая
5. 5
   Подпишите документ

   Если претензий нет, УПД утверждается и подписывается. Коды переходят на ваш баланс в системе маркировки.

6. 6
   Проверьте, что коды встали в базу полностью

   После приёмки убедитесь, что в базе сохранились полные коды, а не только 31-символьные коды идентификации: иначе товар не пройдёт на кассе. Порядок проверки — в материале проверка кодов маркировки.

   Проверять лучше сразу, а не когда очередь на кассе

Отгрузка: как коды уходят покупателю

При продаже участнику оборота коды вносятся в документ реализации — сканированием при сборке заказа либо подбором из числящихся за вами. Дальше на основании реализации формируется электронный УПД, и коды уезжают покупателю вместе с документом.

Ключевая проверка на этой стороне — соответствие кодов фактически собранному заказу. Если коды подобраны «любые подходящие», у покупателя при приёмке не сойдётся сверка, и документ вернётся к вам на исправление.

Отдельный сценарий — покупатель, который не является участником системы маркировки. Передавать ему коды некуда: товар должен выбыть. В этом случае оформляется вывод из оборота с соответствующей причиной, а в УПД предусмотрен признак выбытия. В свежих релизах торговых конфигураций такое выбытие можно настроить так, чтобы оно оформлялось при передаче кодов в УПД, а не отдельным ручным документом.

Расхождения, которые встречаются чаще всего

• Код есть в УПД, товара нет — поставщик указал позицию, которую не отгрузил.
• Товар есть, кода нет в УПД — упаковка приехала, но в документе её код отсутствует.
• Пересорт кодов — коды относятся к другой номенклатуре или другой партии.
• Коды без криптохвоста — формально документ принят, а продать товар на кассе не получится.
• Дубли кодов — один и тот же код указан дважды, что даёт отказ при передаче.
• Коды, уже выбывшие из оборота — поставщик отгрузил то, что по системе уже продано.

Читайте также