Кадры

График отпусков в 1С: где найти и как составить

Ежегодная история с жёстким сроком: график на следующий год утверждается не позднее 17 декабря. В программе это один документ и одна печатная форма.

Читать →
Где искать — Кадры → Графики, переносы отпусковКрайний срок — 17 декабря
Коротко

График отпусков в 1С:ЗУП находится в разделе «Кадры» → «Графики, переносы отпусков»: создаётся кнопкой «Создать» с выбором вида документа «График отпусков». Печатная форма Т-7 выводится кнопкой прямо из документа либо из «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «График отпусков (Т-7)». По статье 123 ТК РФ график утверждается не позднее чем за две недели до конца календарного года — то есть до 17 декабря года, предшествующего тому, на который он составлен. Перенос отпуска оформляется отдельным документом того же журнала, а не правкой утверждённого графика: правка стирает историю, а перенос её сохраняет.

Что это за документ и почему у него срок

График отпусков — обязательный кадровый документ. Он обязателен и для работодателя, и для работника: по общему правилу отпуск предоставляется в срок, указанный в графике, а не по договорённости в переписке.

Срок утверждения задан статьёй 123 ТК РФ: не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для графика на следующий год это 17 декабря текущего.

Отсюда практика: работа над графиком начинается осенью — собираются пожелания сотрудников, сверяются с остатками отпусков и производственной необходимостью, и только потом документ утверждается. В программе эта работа отражается одним документом, но сама по себе она организационная.

Как составить график в 1С:ЗУП

  1. 1
    Откройте журнал

    Раздел «Кадры» → «Графики, переносы отпусков». Здесь лежат и графики, и документы переноса.

    В 1С:Бухгалтерии кадровый блок находится в разделе «Зарплата и кадры»
  2. 2
    Создайте документ «График отпусков»

    Кнопка «Создать» → выбрать вид документа. Указывается год, на который составляется график, и организация.

  3. 3
    Заполните сотрудников и даты

    По каждому работнику указывается дата начала отпуска и количество дней. Заполнение можно выполнить списком по подразделению, а не по одному человеку.

    Перед заполнением полезно посмотреть остатки отпусков — иначе в график попадут дни, которых нет
  4. 4
    Проверьте пересечения

    Программа отразит то, что вы ввели; следить, чтобы весь отдел не ушёл одновременно, придётся руководителю. Это самая частая содержательная правка на этапе согласования.

  5. 5
    Утвердите до 17 декабря

    Документ проводится, дальше он становится основанием для приказов на отпуск в течение года.

    Срок установлен ст. 123 ТК РФ — не позднее чем за две недели до конца года
  6. 6
    Распечатайте форму Т-7

    Кнопка печати в самом документе либо отчёт «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «График отпусков (Т-7)» для общей формы по организации.

    Организация вправе использовать и собственную форму, унифицированная Т-7 не обязательна

Что происходит с графиком в течение года

Отпуск по графику

Приказ на отпуск оформляется на основании графика. Работника уведомляют не позднее чем за две недели до начала.

Перенос отпуска

Оформляется отдельным документом переноса в том же журнале. Утверждённый график при этом не переписывается — сохраняется история изменений.

Новые сотрудники

Принятые после утверждения графика в нём отсутствуют. Их отпуска планируются отдельно — на следующий год они уже попадут в общий график.

Остатки отпусков

График имеет смысл сверять с остатками: запланированные дни должны быть у сотрудника в наличии, иначе получится отпуск авансом.

Где график перестаёт быть достаточным

График отпусков решает кадровую задачу — зафиксировать плановые отпуска на год и закрыть требование ТК. Он не отвечает на оперативный вопрос: кто из команды доступен на этой неделе. Отпуска, больничные, командировки, удалённая работа и выходные по сменному графику живут в разных документах, и собрать из них общую картину «кто где» штатными средствами тяжело. Для этого команде обычно нужен общий календарь доступности — календарь сотрудников для 1С.

Типовые сложности

  • Забыли про срок: 17 декабря — не рекомендация, а требование ст. 123 ТК РФ.
  • В график попали дни, которых у сотрудника нет — не сверили с остатками отпусков.
  • Половина отдела запланирована на один и тот же период.
  • Перенос оформили правкой утверждённого графика — история изменений потерялась.
  • Новые сотрудники выпали из планирования, потому что приняты после утверждения.
  • График есть, а оперативной картины доступности команды нет — это разные задачи.

Частые вопросы

Раздел «Кадры» → «Графики, переносы отпусков». Там создаётся документ «График отпусков», там же лежат документы переноса.
Не позднее чем за две недели до конца календарного года — то есть до 17 декабря года, предшествующего тому, на который составлен график. Это требование статьи 123 ТК РФ.
Кнопкой печати в самом документе «График отпусков» либо через «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «График отпусков (Т-7)» — для общей формы по организации.
Нет. Организация вправе применять собственную форму документа; Т-7 остаётся привычным и удобным вариантом, который программа формирует из коробки.
Отдельным документом переноса в том же журнале «Графики, переносы отпусков». Утверждённый график при этом не переписывается — так сохраняется история изменений.
Их отпуска планируются вне графика — он утверждён и переписывать его не нужно. В график следующего года они попадут уже на общих основаниях.

Поможем с графиком отпусков и учётом кадров

Составим и проверим график, сверим с остатками отпусков, настроим печатные формы и оперативную картину доступности команды. С 2003 года, 1С:Франчайзи, Уфа.

Источники: Статья 123 ТК РФ — очерёдность предоставления отпусков · 1С:ИТС — кадровый учёт в 1С:ЗУП 3
Актуально на 25 августа 2026