Расчёт себестоимости в 1С
Два расчёта вместо одного: быстрый по ходу месяца и настоящий в конце. Понимание разницы снимает большую часть вопросов к цифрам.
В торговых конфигурациях себестоимость считается дважды. Предварительный расчёт идёт по ходу месяца: он даёт быструю оценку, чтобы видеть примерную прибыль, но не учитывает всего. Фактический выполняется регламентной операцией при закрытии месяца — тогда распределяются дополнительные расходы, отрабатывается выбранный метод оценки (средняя за месяц или ФИФО) и формируется окончательная стоимость списания. Порядок внутри закрытия имеет значение: сначала должны быть проведены все поступления и отгрузки периода, затем распределены расходы, и только потом считается себестоимость. Запуск расчёта на неполных данных даёт результат, который придётся пересчитывать.
Два расчёта и зачем их два
Компании нужен ответ на вопрос «сколько мы заработали» не раз в месяц, а постоянно. Но точный ответ до конца периода дать нельзя: часть расходов ещё не пришла, часть партий не закрыта, метод оценки работает на периоде целиком.
Решение — два расчёта. Предварительный отвечает быстро и приблизительно: он нужен коммерческой службе, чтобы понимать порядок цифр и не продавать в убыток. Фактический отвечает точно и один раз — при закрытии месяца.
Отсюда правило, которое стоит донести до пользователей: отчёт по прибыли в середине месяца — это ориентир, а не факт. Спорить о копейках в нём бессмысленно, а вот заметить, что маржа по позиции отрицательная, — очень даже полезно.
Порядок закрытия периода
- 1Проведите все документы периода
Поступления, отгрузки, перемещения, возвраты. Непроведённый документ не участвует в расчёте, и его отсутствие всплывёт уже в цифре себестоимости.
Начинать расчёт с непроведёнными документами — гарантированный пересчёт - 2Проверьте порядок поступлений и отгрузок
Приход должен быть зарегистрирован раньше или одновременно с расходом — в том числе по времени внутри одной даты. Иначе программе нечего списывать.
Это причина большинства нулевых и отрицательных значений - 3Устраните отрицательные остатки
Пока по позиции минус, корректной себестоимости не будет. Разбор — отрицательная себестоимость.
- 4Распределите дополнительные расходы
Доставка, таможенные платежи, услуги — отдельным документом на партию. Пропущенный шаг занижает себестоимость и завышает прибыль.
Проверять стоит каждый месяц: это самая часто забываемая операция - 5Выполните регламентный расчёт себестоимости
Операция входит в закрытие месяца вместе с распределением затрат, формированием движений по взаиморасчётам и расчётом финансового результата.
Общий порядок — закрытие месяца - 6Проверьте результат отчётами
Отчёт по валовой прибыли и по себестоимости продаж. Смотреть нужно не итог, а позиции с нулевой, отрицательной или подозрительно ровной себестоимостью.
Ровная себестоимость по всей номенклатуре — почти всегда признак того, что расчёт не отработал - 7Закройте период от изменений
После расчёта период закрывается датой запрета: иначе правка старого документа тихо изменит уже посчитанную себестоимость.
Как это делается — дата запрета изменения
Предварительный и фактический — в чём разница
| Предварительный | Фактический | |
|---|---|---|
| Когда | По ходу месяца, по запросу | При закрытии месяца, регламентной операцией |
| Что учитывает | Данные, которые уже есть в базе | Всё, включая распределённые дополнительные расходы |
| Метод оценки | Приблизительно | Полностью, за период целиком |
| Для чего годится | Оперативный контроль маржи, «не продаём ли в убыток» | Финансовый результат, отчётность, управленческие решения |
| Может измениться | Да, и это нормально | Не должен — если меняется, правили документы задним числом |
Разницу между этими двумя значениями полезно один раз объяснить коммерческой службе: она снимает половину вопросов «почему цифры разные».
Регламентная операция может завершиться без ошибок и при этом дать неправильную себестоимость — если исходные данные неполные. Классика: не распределена доставка, часть документов не проведена, по нескольким позициям минус на складе. Успешное выполнение операции не означает корректность результата — его проверяют отчётом, а не статусом задания.
Чек-лист перед расчётом
- Все документы периода проведены, черновиков не осталось.
- Поступления зарегистрированы раньше отгрузок, в том числе по времени внутри даты.
- Отрицательных остатков нет — как проверить.
- Дополнительные расходы распределены на партии.
- Метод оценки в учётной политике не менялся посреди периода.
- После расчёта результат проверен отчётом, а не только статусом операции.
- Период закрыт датой запрета изменения.
Частые вопросы
Настроим закрытие месяца так, чтобы цифрам верили
Разберём порядок операций, распределение расходов и отрицательные остатки, закроем период от правок. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.