Излишки и недостачи по итогам инвентаризации
Расхождение — это не результат, а вопрос. Прежде чем списывать, полезно понять, почему учёт разошёлся с полкой: чаще всего ответ находится в документах, а не на складе.
Результаты инвентаризации отражаются двумя документами, вводимыми на основании документа инвентаризации: «Списание товаров» — на недостачу, «Оприходование товаров» — на излишки. Сам документ инвентаризации остатки не меняет. ⚠️ Прежде чем оформлять, стоит проверить пересорт: если по одной позиции недостача, а по похожей ровно такой же излишек, это почти всегда одна и та же ошибка — товар посчитали не под тем наименованием. Оформлять пересорт как «списали и оприходовали» можно, но тогда в учёте останется след, которого не было в реальности. И главное: повторяющиеся из года в год расхождения по одним и тем же позициям — это не естественная убыль, а процесс, который надо чинить: приёмка, отпуск без документов, ошибки в единицах измерения.
Порядок отражения
- 1Сначала объясните расхождение
Прежде чем вводить документы, пройдите по списку и попробуйте объяснить каждую строку. Значительная часть «недостач» окажется непроведённым документом или отпуском без оформления.
Шаг, который экономит больше всего денег - 2Проверьте пересорт
Ищите пары: недостача по одной позиции и такой же излишек по похожей. Разные фасовки, цвета, артикулы с отличием в одну букву — классика.
Оформить как пересорт честнее, чем как две независимые операции - 3Оприходуйте излишки
Документ «Оприходование товаров» на основании инвентаризации. Товар появляется на остатке, и у него должна появиться стоимость — от неё зависит будущая себестоимость продажи.
Оприходовать «по нулю» — значит заложить искажение прибыли на будущее - 4Спишите недостачу
Документ «Списание товаров» на основании инвентаризации. Дальше решается вопрос отнесения: на расходы, на виновных лиц, в пределах норм естественной убыли — если они для вашего товара установлены.
- 5Проверьте себестоимость после отражения
Списания и оприходования влияют на стоимость запасов. После инвентаризации имеет смысл пересчитать себестоимость за период.
Разбор — расчёт себестоимости - 6Запишите причины, а не только суммы
Список расхождений с объяснениями — это материал для решения. Без него следующая инвентаризация покажет ровно то же самое.
Откуда обычно берутся расхождения
| Причина | Как узнать | Что делать |
|---|---|---|
| Непроведённые документы | Недостача ровно на объём последней поставки или отгрузки | Провести документы и переформировать инвентаризацию |
| Пересорт | Недостача и такой же излишек по похожим позициям | Оформить как пересорт, а не как две операции; разнести похожие наименования |
| Отпуск без документов | Регулярная недостача по ходовым позициям | Процессная проблема: товар уходит раньше оформления |
| Ошибка единиц измерения | Расхождение кратно упаковке — в 6, 12, 20 раз | Проверить единицы и коэффициенты в номенклатуре |
| Ошибка пересчёта | Разовое расхождение по одной позиции | Пересчитать выборочно ещё раз до оформления |
| Отрицательные остатки до инвентаризации | Минусы по позициям ещё до пересчёта | Сначала разобрать минусы, потом считать |
Порядок проверки тот же, что везде: сначала документы, потом процессы, и только в конце «люди виноваты».
Соблазн понятен: товар нашёлся, стоимость неизвестна, поставили символическую или нулевую. Но эта цифра станет себестоимостью будущей продажи: товар уйдёт клиенту, и прибыль по сделке окажется завышенной. Через квартал никто уже не вспомнит, почему по этой позиции аномальная маржа. Стоимость оприходования определяют осознанно — обычно по последней закупочной цене.
Признаки, что дело не в складе
- Расхождения повторяются по одним и тем же позициям каждую инвентаризацию.
- Недостача появляется ровно после крупных отгрузок.
- Излишки и недостачи взаимно компенсируются — почти наверняка пересорт.
- Расхождение кратно упаковке — вопрос к единицам измерения.
- После проведения «забытых» документов половина расхождений исчезает.
- По маркированному товару расходятся коды, а не количество — проверка кодов.
Частые вопросы
Найдём причину расхождений, а не только сумму
Разберём результаты инвентаризации, отделим пересорт от реальных потерь и поправим процессы приёмки и отпуска. Специализация — торговые компании, с 2003 года, Уфа.