Бюджетирование: Пример использования

Текст для анонса

Проект по оформлению заявок на расход Денежных средств в программе 1С

Описание модели управления бюджетом строительства частного дома под заказ.

Мы, строительная компания, нашли Заказчика, который хочет себе построить загородный дом с помощью нашей компании.

После получения и изучения проекта будущего дома, мы озвучиваем нашему Заказчику стоимость работ и материалов, для того чтобы сдать Заказчику, как говорится у строителей, объект под ключ.

Как нам организовать работу так, чтобы решить несколько основных, жизненно важных задачи:

Не допустить кассовых разрывов в работе над проектом, то есть у нас всегда должны быть деньги на проект
Не допустить перерасходов денежных средств (ДС) при выполнении проекта по разным расходам на проект, таким как материалы, субподрядчики и т.д.
И, соответственно, исходя из пункта №2, получить расчетную прибыль с проекта

Из средств автоматизации нашей деятельности мы имеем:

программу 1С: Бухгалтерия, в которой выписываем счета на оплату, оформляем поступления материалов и услуг и готовим налоговую отчетность,
программу 1С: ЗУП, в которой считаем зарплату, налоги по зарплате, отпуска и т.д.
и много книг Excel в разных папках, в которых ведем учет денег, долгов, прибыли и т.д.

Так как мы уже озвучили нашему Заказчику окончательную стоимость работ, значит мы знаем:

из чего (каких статей бюджета) состоит наш проект и наша расходная часть
когда нам нужно будет закупать материалы и нанимать субподрядчиков

Исходя из этих знаний мы можем создать бюджет доходов и расходов:

Статьи доходов ДС – это, как правило, всегда поступление оплаты от Заказчика
Статьи расходов ДС – это детализированный список статей расходов, из которых формируется наша расходная часть на проект.

Примерно так:

Доходы

Поступление от клиента 10 000 000

Расходы

Материалы 5 000 000
Субподрядчики 1 000 000
Сотрудники 2 000 000
Транспортные расходы 100 000
Итого финансовый результат 1 900 000

Далее начинается работа по проекту (здесь рассматриваем управление проектом, с точки зрения поступления и расходования денежных средств).

Как это будет выглядеть при отсутствии автоматизации:
Сотрудники в целях выполнения работ по проекту начинают тратить деньги. Для того чтобы процесс трат денег был под контролем они должны создавать документ «Заявка на расход ДС» на бумажном бланке и относить ч/з руководителя подразделения к руководителю. После утверждения ответственными лицами заявка на расход исполняется
Другие сотрудники должны контролировать своевременное поступление денег от Заказчиков и также передавать информацию в Excel.

Для контроля бюджета расхода ДС по заявке по каждому проекту ведется специальная папку, куда подшиваются все документы по проекту и специальная книга Excel, в которой ведутся фактические траты денег.

Таким образом мы контролируем доходы и расходы по проекту. В этой схеме контроля есть несколько критически важных проблем:

Несвоевременный ввод первичных данных по операциям отражения доходов и расходов, то есть в момент согласования заявки на расход в Excel могут быть ещё не отражены выполненные операции расходов и доходов
Возможные ошибки и злоупотребления при вводе данных, что также может искажать настоящее положение дел в части финансового состояния проекта
Зависимость от узкопрофильного специалиста, который становится значимым звеном в управлении финансами проекта

Для того чтобы процесс согласования расходов денежных средств сделать быстрее и самое главное качественно предлагаем автоматизировать эту деятельность на базе программы «РС: Бюджетирование», встраиваемого в 1С Бухгалтерию как расширение. Что позволяет оставить программу на поддержке от «1С» и без проблем обновлять ее в дальнейшем

Как теперь выглядит работа сотрудников:

1.Бюджет доходов и расходов ДС оформляется прямо в программе Бухгалтерия предприятия
2. Все первичные данные (приходы и расходы ДС) отражаются сразу в программе
3. При формировании заявки на расход мы в режиме реального времени видим:

остатки наших бюджетов по статьям
видим за чей счет мы выполняем проект, за счет предоплаты клиента или уже используем собственные средства
план график, когда нам должны делать платежи наши Заказчики

Как выполняются операции

1. Заявители могут не находиться в офисе и работать в программе, для того чтобы сделать заявку на расход ДС они пользуются своим телефоном и через него отправляют заявку на расход ДС, при этом если сумма заявки не превышает бюджет она может согласоваться автоматически

2. Также проверяется не закончилась ли сумма предоплаты Заказчика по проекту

3. Все заявки автоматически загружаются в программу 1С: Бухгалтерия предприятия и при необходимости проходят дополнительную процедуру согласования

4. Утвержденная заявка поступает на исполнение. С помощью специального рабочего места бухгалтер по платежам (казначей) может 1 кнопкой создать из утвержденных заявок платежные поручения и выгрузить их в клиент-банк

5. После исполнения платежного поручения банком в 1С Бухгалтерия платеж сразу встает в отчеты по бюджету выбранного проекта

Таким образом мы:

качественно и эффективно контролируем наши проекты,
своевременно можем проводить мероприятия по сбору денег,
оперативно замораживать выполнение проектов,
переносить ресурсы на другие проекты,
оперативно реагировать на перерасходы на материалы выявлять причины перерасходов

Дополнительный отчет по доходам и расходам

При необходимости ведения карточки проекта по закупленным материалам и закупленным сторонним услугам по проекту мы можем:

При поступлении входящих услуг от поставщиков или материалов ответственные лица по каждой строке указывают один или несколько проектов, к которым относится данная закупка. Сразу после проведения документов информация попадает в отчет по доходам расходам проекта
Руководители предприятия могут в режиме реального времени, буквально одним нажатием кнопки, видеть все расходы и доходы по проектам. Есть возможность «провалиться» в каждую цифру и увидеть первичный бухгалтерский документ.

Назад к списку Следующая статья